什麼是GTD(盡管去做)?
定義
GTD(Getting Things Done)是戴維·艾倫(David Allen)在2001年出版的同名書籍中介紹的生產力管理系統。GTD不是簡單的待辦事項清單,而是透過將頭腦中的所有想法和任務轉移到外部系統來減輕精神負擔、提高執行力的綜合方法論。它追求「心如止水」的狀態,幫助你在任何情況下都能冷靜應對。
工作原理
GTD的核心原理是「頭腦是用來產生想法的,而不是用來儲存想法的」。我們的大腦不適合同時記憶和管理多件事情。將任務放在頭腦中會導致持續的壓力和焦慮。
GTD按照以下原理運作:
- 將所有任務和想法收集到外部系統
- 透過定期審查和整理建立可信賴的系統
- 將每個項目轉換為明確的下一步行動
- 選擇適合情況的最佳任務
實施方法
GTD由5個步驟的工作流程組成。
步驟1: 收集(Capture)
把頭腦中的一切都拿出來。將任何東西——任務、想法、擔憂、專案——都收集到收件匣(Inbox)中。工具可以是筆記、應用程式、錄音機等任何東西。
步驟2: 明確(Clarify)
審查收件匣中的每個項目並提問:
-
這是否可執行?
- 否: 刪除、儲存為參考資料或移至某天/也許清單
- 是: 進入下一步
-
能在2分鐘內完成嗎?
- 是: 現在就做
- 否: 委派或新增到下一步行動清單
步驟3: 整理(Organize)
將明確的項目放置到適當的清單中:
- 專案清 單: 需要多個步驟的任務
- 下一步行動清單: 可立即執行的具體行動
- 等待清單: 等待他人回應的事項
- 某天/也許: 以後可能做的事情
- 日曆: 特定時間必須做的事情
步驟4: 回顧(Reflect)
- 每天: 檢查日曆和下一步行動清單
- 每週: 每週回顧(Weekly Review)檢查所有清單,標記完成項目,新增新項目
步驟5: 執行(Engage)
根據四個標準選擇現在要做的事:
- 情境(Context): 你現在在哪裡?
- 可用時間: 你有多少時間?
- 精力: 你現在能集中多少注意力?
- 優先級: 什麼最重要?
例子
自由職業作家朴某的GTD系統
收集階段:
- 「新小說創意: 被困在時間迴圈中的咖啡師」
- 「給編輯發送第3章草稿」
- 「整理稅務文件」
- 「預約狗狗疫苗接種」
明確和整理:
- 小說創意 → 參考資料(Evernote的「創意」筆記本)
- 給編輯發送草稿 → 下一步行動(@電腦)
- 整理稅務文件 → 專案(需要多個步驟)
- 下一步行動: 「從去年收據資料夾中找到相關文件」 (@家)
- 狗狗疫苗 → 下一步行動: 「打電話給動物醫院」 (@電話)
執行: 下午2點,在咖啡店用筆記型電腦工作(情境: @電腦, 時間: 2小時, 精力: 高) → 執行「給編輯發送草稿」
上班族崔某的每週回顧
每週五下午4點,30分鐘:
- 檢查上週完成的項目並感到成就感
- 清空收件匣(電子郵件、便簽、名片等)
- 查看下週日程並新增準備任務
- 檢查每個專案是否有明確的下一步行動
- 瀏覽某天/也許清單找到值得開始的東西
效果和優點
確保精神餘裕
頭腦清空後,焦慮和壓力減少。「好像忘了 什麼」的感覺消失了。
提高執行力
不是模糊的「寫報告」,而是具體的下一步行動如「寫一頁A4報告大綱」,這樣可以立即開始。
明確優先順序
所有任務一目了然,可以區分重要和緊急的事情。
長期目標管理
在一個系統中管理從日常瑣事到大專案的所有事情,過上平衡的生活。
靈活應對
即使發生意外情況,堅實的系統也能讓你冷靜應對。
注意事項
警惕完美主義
GTD是工具而不是目的。執著於完善系統會失去原本的目的。
避免過度收集
收集太多東西反而會成為負擔。專注於真正重要的事情。
每週回顧是必須的
跳過每週回顧會破壞對系統的信任。每週投資30分鐘。
簡單開始
不要從一開始就建構複雜的應用程式和系統。紙和筆就足夠開始了。
習慣重於工具
建立基本習慣比尋找最新應用程式更重要。
常見問題
Q: 開始GTD需要什麼工具? A: 紙質筆記本和筆就足夠了。如果想要數位工具,我們推薦Todoist、Notion或Things 3。重要的是工作流程,而不是工具。
Q: GTD設定需要多長時間? A: 初始設定需要2-4小時。這是收集和整理頭腦中所有東西的時間。之後每天5-10分鐘、每週回顧30分鐘就可以維持。
Q: 可 以和番茄工作法一起使用嗎? A: 是的,這是很好的組合。用GTD決定做什麼,用番茄工作法管理如何執行。
Q: 適用於團隊專案嗎? A: GTD是個人生產力系統,但如果團隊成員各自使用GTD,協作會更順暢,因為他們的行動和等待項目都很明確。
Q: 每週回顧必須在週五進行嗎? A: 不是。選擇適合你的日期和時間。週末前是常見的,但週一早上或週日晚上也可以。