什么是GTD(尽管去做)?
定义
GTD(Getting Things Done)是戴维·艾伦(David Allen)在2001年出版的同名书籍中介绍的生产力管理系统。GTD不是简单的待办事项清单,而是通过将头脑中的所有想法和任务转移到外部系统来减轻精神负担、提高执行力的综合方法论。它追求"心如止水"的状态,帮助你在任何情况下都能冷静应对。
工作原理
GTD的核心原理是"头脑是用来产生想法的,而不是用来存储想法的"。我们的大脑不适合同时记忆和管理多件事情。将任务放在头脑中会导致持续的压力和焦虑。
GTD按照以下原理运作:
- 将所有任务和想法收集到外部系统
- 通过定期审查和整理建立可信赖的系统
- 将每个项目转换为明确的下一步行动
- 选择适合情况的最佳任务
实施方法
GTD由5个步骤的工作流程组成。
步骤1: 收集(Capture)
把头脑中的一切都拿出来。将任何东西——任务、想法、担忧、项目——都收集到收件箱(Inbox)中。工具可以是笔记、应用、录音机等任何东西。
步骤2: 明确(Clarify)
审查收件箱中的每个项目并提问:
-
这是否可执行?
- 否: 删除、保存为参考资料或移至某天/也许清单
- 是: 进入下一步
-
能在2分钟内完成吗?
- 是: 现在就做
- 否: 委派或添加到下一步行动清单
步骤3: 整理(Organize)
将明确的项目放置到适当的清单中:
- 项目清单: 需 要多个步骤的任务
- 下一步行动清单: 可立即执行的具体行动
- 等待清单: 等待他人回应的事项
- 某天/也许: 以后可能做的事情
- 日历: 特定时间必须做的事情
步骤4: 回顾(Reflect)
- 每天: 检查日历和下一步行动清单
- 每周: 每周回顾(Weekly Review)检查所有清单,标记完成项目,添加新项目
步骤5: 执行(Engage)
根据四个标准选择现在要做的事:
- 情境(Context): 你现在在哪里?
- 可用时间: 你有多少时间?
- 精力: 你现在能集中多少注意力?
- 优先级: 什么最重要?
例子
自由职业作家朴某的GTD系统
收集阶段:
- "新小说创意: 被困在时间循环中的咖啡师"
- "给编辑发送 第3章草稿"
- "整理税务文件"
- "预约狗狗疫苗接种"
明确和整理:
- 小说创意 → 参考资料(Evernote的"创意"笔记本)
- 给编辑发送草稿 → 下一步行动(@电脑)
- 整理税务文件 → 项目(需要多个步骤)
- 下一步行动: "从去年收据文件夹中找到相关文件" (@家)
- 狗狗疫苗 → 下一步行动: "打电话给动物医院" (@电话)
执行: 下午2点,在咖啡店用笔记本电脑工作(情境: @电脑, 时间: 2小时, 精力: 高) → 执行"给编辑发送草稿"
上班族崔某的每周回顾
每周五下午4点,30分钟:
- 检查上周完成的项目并感到成就感
- 清空收件箱(电子邮件、便签、名片等)
- 查看下周日程并添加准备任务
- 检查每个项目是否有明确的下一步行动
- 浏览某天/也许清单找到值得开始的东西
效果和优点
确保精神余裕
头脑清空 后,焦虑和压力减少。"好像忘了什么"的感觉消失了。
提高执行力
不是模糊的"写报告",而是具体的下一步行动如"写一页A4报告大纲",这样可以立即开始。
明确优先级
所有任务一目了然,可以区分重要和紧急的事情。
长期目标管理
在一个系统中管理从日常琐事到大项目的所有事情,过上平衡的生活。
灵活应对
即使发生意外情况,坚实的系统也能让你冷静应对。
注意事项
警惕完美主义
GTD是工具而不是目的。执着于完善系统会 失去原本的目的。
避免过度收集
收集太多东西反而会成为负担。专注于真正重要的事情。
每周回顾是必须的
跳过每周回顾会破坏对系统的信任。每周投资30分钟。
简单开始
不要从一开始就构建复杂的应用和系统。纸和笔就足够开始了。
习惯重于工具
建立基本习惯比寻找最新应用更重要。
常见问题
Q: 开始GTD需要什么工具? A: 纸质笔记本和笔就足够了。如果想要数字工具,我们推荐Todoist、Notion或Things 3。重要的是工作流程,而不是工具。
Q: GTD设置需要多长时间? A: 初始设置需要2-4小时。这是收集和整理头脑中所有东西的时间。之后每天5-10分钟、每周回顾30分钟就可以维持。
Q: 可以和番茄工作法一起使用吗? A: 是的,这是很好的组合。用GTD决定做什么,用番茄工作法管理如何执行。
Q: 适用于团队项目吗? A: GTD是个人生产力系统,但如果团队成员各自使用GTD,协作会更顺畅,因为他们的行动和等待项目都很明确。
Q: 每周回顾必须在周五进行吗? A: 不是。选择适合你的日期和时间。周末前是常见的,但周一早上或周日晚上也可以。