什么是改善(Kaizen)?
定义
改善(Kaizen)是日语词汇,意为"改进",指的是追求"持续渐进改进"的哲学和实践方法论。"Kai(改)"意为"变化","Zen(善)"意为"好",合在一起意为"向更好的方向变化"。改善不是追求重大创新,而是通过积累每天的小改进来创造长期重大变化的方法。
改善在二战后的日本丰田汽车公司得到系统化,管理顾问今井正明(Masaaki Imai)通过1986年的著作"Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success"将其介绍给世界。通过改善,丰田成长为世界顶级汽车公司,现在改善已应用于制造业之外的所有领域——包括服务业、医疗保健、软件开发和个人自我提升。
改善的核心原则是"没有完美。一切都可以改进"。让明天比今天好1%,让现场的每个人都参与改进,不害怕小变化——这就是改善的精神。它与西方的"创新(Innovation)"概念形成对比:创新追求大跨越,而改善追求小步累积。
工作原理
改善基于几个心理学和组织学原理。
复利的魔力(Compound Effect): 如果每天改进1%,一年后你会好37倍(1.01^365 = 37.78)。相反,如果每天退步1%,你会接近零(0.99^365 = 0.03)。小变化不会立即可见,但随着时间推移会产生指数级差异。这是改善的数学原理。
习惯的力量: 大目标需要意志力,但小变化可以自动化为习惯。"每天10分钟运动"容易养成习惯,但"每天2小时运动"难以维持。改善追求可持续水平的小变化。
最小化心理阻力: 人脑将大变化视为威胁并抵制(现状偏见)。然而,小变化不会感到威胁,因此阻力较小。"一次性改变整个公司流程"会遇到阻力,但"改进这个任务的一个步骤"会被接受。
即时反馈循环: 小变化可以快速验证结果。像"本周这样改后效率提高了10%"这样的反馈成为下一次改进的动力。大项目需要几个月才能看到结果,但小改善几天内就能看到效果。
利用集体智慧: 改善不仅仅是CEO的策略——现场的每个人都参与。实际做工作的人最了解问题和解决方案。在丰田,一名员工每年平均提出10-15个改善建议。
PDCA循环: 改善遵循计划(Plan)-执行(Do)-检查(Check)-行动(Act)的重复循环。不是找到一个完美解决方案,而是不断实验、学习和改进。
消除浪费(Muda): 持续识别和消除"浪费",日语中的浪费一词。丰田定义了七种浪费:过度生产、等待时间、不必要的运输、过度加工、库存、移动和缺陷。逐一减少这些就是改善。
实施方法
步骤1:观察当前状态(现场·Gemba)
'现场(Gemba)'是日语"实际地点"的意思。要改进,首先必须去现场观察。
要问的问题:
- 我们目前如何工作?
- 哪些问题反复出现?
- 时间在哪里浪费?
- 什么感觉令人沮丧或不舒服?
观察方法:
- 从头到尾跟踪实际流程
- 直接询问工人(他们是专家)
- 测量时间
- 找到瓶颈
步骤2:找到小改进机会
不要试图一次改变所有东西。选择一件最容易且影响最大的事情。
优先级标准:
- 容易且影响大:首先(快速胜利)
- 困难但影响大:稍后(长期项目)
- 容易但影响小:有时间时
- 困难且影响小:不做
示例:
- "重新设计整个工作流"(X,太大)
- "把这个按钮放在更显眼的位置"(O,小而具体)
步骤3:实践1分钟改进
从小到不能失败的水平开始。
1分钟改善示例:
- 桌面整理:每天下班前1分钟
- 代码重 构:提交前1分钟审查
- 会议记录:会议结束后立即1分钟总结
- 运动:起床后拉伸1分钟
为什么是1分钟?
- 没有心理阻力(不能说"我抽不出1分钟")
- 每天可持续
- 习惯养成的种子
步骤4:运行PDCA循环
重复小实验。
计划(Plan): "本周我们用Y方法改进X" 执行(Do): 按计划执行 检查(Check): 结果如何? 行动(Act): 如果有效:标准化并继续应用
步骤5:实践5S
5S是改善的基本工具。
整理(Seiri): 区分必要和不必要的物品 整顿(Seiton): 安排必要物品以便于访问 清扫(Seiso): 保持清洁 清洁(Seiketsu): 标准化以上三项 素养(Shitsuke): 养成习惯
步骤6:分享和庆祝小胜利
与团队分享改进并庆祝。
步骤7:逐步扩展
在一个领域成功后,扩展到其他领域。
示例
软件开发团队的改善
有很多bug和不稳定部署的开发团队,通过每周的小改进,6个月后将部署失败率从30%降至3%。
自由职业者的日常改善
总是很忙但感觉不到成长的自由职业者,通过每天的小改进,将工作时间从每周50小时减少到35小时,同时收入增加50%。
个人健康改善
每年打破运动决心的上班族,从"早上起床做1个深蹲"开始,6个月后建立了完整的运动习惯。
效果和优势
- 可持续的变化
- 减少心理负担
- 快速反馈和学习
- 复利效应
- 最小化失败成本
- 形成组织文化
- 增加创造力
- 持续动力
注意事项
- 警惕急躁
- 不要因为太小而忽视
- 测量和记录
- 避免为改进而改进
- 标准化的重要性
- 尊重个体差异
- 放弃完美主义
- 大变化也是必要的
常见问题
问:改善和创新哪个更好? 答:两者都需要。一般来说,将80-90%的时间投入改善,10-20%投入创新是平衡的方法。
问:我应该从多小开始? 答:"小到不能失败"的水平。詹姆斯·克利尔建议"2分钟规则"。
问:什么时候能看到效果? 答:个别改善在几天内显示效果,但复利效应在3-6个月后变得显著。