Qu'est-ce que GTD (Getting Things Done) ?
Définition
GTD (Getting Things Done) est un système de gestion de la productivité introduit dans le livre éponyme de David Allen publié en 2001. GTD n'est pas qu'une simple liste de tâches, mais une méthodologie globale qui réduit la charge mentale et augmente la capacité d'exécution en déplaçant toutes les pensées et tâches de votre tête vers un système externe. Il poursuit un état d'"esprit comme l'eau", vous aidant à répondre calmement à n'importe quelle situation.
Comment Ça Marche
Le principe central de GTD est "votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir." Nos cerveaux ne sont pas adaptés pour se souvenir et gérer plusieurs choses simultanément. Garder des tâches dans votre tête cause du stress et de l'anxiété continus.
GTD fonctionne selon les principes suivants :
- Collecter toutes les tâches et pensées dans un système externe
- Construire un système fiable par une révision et une organisation régulières
- Convertir chaque élément en une prochaine action claire
- Choisir la tâche optimale pour la situation
Méthode de Mise en Œuvre
GTD consiste en un flux de travail en 5 étapes.
Étape 1 : Capturer
Sortez tout de votre tête. Collectez tout - tâches, idées, inquiétudes, projets - dans une Boîte de réception. Les outils peuvent être des notes, des applications, des enregistreurs, etc.
Étape 2 : Clarifier
Examinez chaque élément dans la Boîte de réception et demandez :
-
Est-ce réalisable ?
- Non : Supprimer, enregistrer comme référence ou déplacer vers liste Un jour/Peut-être
- Oui : Passer à l'étape suivante
-
Peut-on le faire en 2 minutes ?
- Oui : Faites-le maintenant
- Non : Déléguer ou ajouter à la liste des prochaines actions
Étape 3 : Organiser
Placez les éléments clarifiés dans des listes appropriées :
- Liste de projets : Tâches nécessitant plusieurs étapes
- Liste de prochaines actions : Actions spécifiques prêtes à exécuter
- Liste d'attente : Éléments en attente de réponses d'autres personnes
- Un jour/Peut-être : Choses que vous pourriez faire plus tard
- Calendrier : Engagements temporels spécifiques
Étape 4 : Réfléchir
- Quotidiennement : Vérifier le calendrier et la liste des prochaines actions
- Hebdomadairement : Révision Hebdomadaire pour vérifier toutes les listes, cocher les éléments terminés, ajouter de nouveaux éléments
Étape 5 : Agir
Choisissez quoi faire maintenant selon quatre critères :
- Contexte : Où êtes-vous maintenant ?
- Temps disponible : Combien de temps avez-vous ?
- Énergie : À quel point pouvez-vous être concentré ?
- Priorité : Qu'est-ce qui est le plus important ?
Exemples
Système GTD de l'Écrivain Freelance Park
Phase de Capture :
- "Nouvelle idée de roman : barista piégé dans boucle temporelle"
- "Envoyer brouillon du 3ème chapitre à l'éditeur"
- "Organiser documents fiscaux"
- "Programmer vaccination du chien"
Clarifier et Organiser :
- Idée de roman → Matériel de référence (carnet 'Idées' d'Evernote)
- Envoyer brouillon à l'éditeur → Prochaines actions (@ordinateur)
- Organiser documents fiscaux → Projet (nécessite plusieurs étapes)
- Prochaine action : "Trouver documents pertinents du dossier reçus de l'année dernière" (@maison)
- Vaccination du chien → Prochaine action : "Appeler clinique vétérinaire" (@téléphone)
Agir : 14h, travaillant au café sur ordinateur portable (Contexte : @ordinateur, Temps : 2 heures, Énergie : élevée) → Exécuter "Envoyer brouillon à l'éditeur"
Révision Hebdomadaire de l'Employé de Bureau Choi
Tous les vendredis à 16h, pendant 30 minutes :
- Vérifier les éléments terminés de la semaine dernière et se sentir accompli
- Vider la boîte de réception (emails, notes, cartes de visite, etc.)
- Vérifier l'emploi du temps de la semaine prochaine et ajouter des tâches de préparation
- Vérifier que chaque projet a une prochaine action claire
- Parcourir la liste Un jour/Peut-être pour trouver quelque chose qui vaut la peine de commencer
Effets et Avantages
Clarté Mentale
À mesure que votre esprit se vide, l'anxiété et le stress diminuent. La sensation de "j'oublie quelque chose" disparaît.
Amélioration de l'Exécution
Au lieu d'un vague "écrire rapport," avoir des prochaines actions spécifiques comme "écrire plan de rapport d'une page" facilite le démarrage immédiat.
Priorités Claires
Voir toutes les tâches d'un coup permet de distinguer l'important de l'urgent.
Gestion des Objectifs à Long Terme
Gérer tout, des petites choses quotidiennes aux grands projets, dans un seul système permet une vie équilibrée.
Réponse Flexible
Même lorsque des événements inattendus se produisent, un système solide permet des réponses calmes.
Précautions
Attention au Perfectionnisme
GTD est un outil, pas l'objectif. S'obséder à perfectionner le système perd le but original.
Éviter la Sur-collecte
Collecter trop devient un fardeau. Concentrez-vous sur ce qui est vraiment important.
La Révision Hebdomadaire est Essentielle
Sauter les révisions hebdomadaires mine la confiance dans le système. Investissez 30 minutes par semaine.
Commencez Simple
Ne construisez pas d'applications et de systèmes complexes dès le début. Papier et stylo suffisent pour commencer.
Habitude avant Outils
Construire des habitudes de base est plus important que trouver la dernière application.
FAQ
Q : De quels outils ai-je besoin pour commencer GTD ? R : Un carnet papier et un stylo suffisent. Pour les outils numériques, nous recommandons Todoist, Notion ou Things 3. Ce qui compte c'est le flux de travail, pas l'outil.
Q : Combien de temps prend la configuration de GTD ? R : La configuration initiale prend 2-4 heures. C'est le temps pour collecter et organiser tout ce qui est dans votre tête. Après, cela peut être maintenu avec 5-10 minutes par jour et 30 minutes pour la révision hebdomadaire.
Q : Puis-je l'utiliser avec la Technique Pomodoro ? R : Oui, c'est une excellente combinaison. Utilisez GTD pour décider quoi faire, et la Technique Pomodoro pour gérer comment l'exécuter.
Q : Est-ce applicable aux projets d'équipe ? R : GTD est un système de productivité personnel, mais la collaboration devient plus fluide lorsque les membres de l'équipe utilisent chacun GTD, car leurs actions et éléments en attente sont clairs.
Q : La révision hebdomadaire doit-elle être le vendredi ? R : Non. Choisissez un jour et une heure qui vous conviennent. Avant le week-end est courant, mais le lundi matin ou le dimanche soir fonctionnent aussi.