GTD(Getting Things Done)とは?
定義
GTD(Getting Things Done)は、デビッド・アレン(David Allen)が2001年に出版した同名の本で紹介した生産性管理システムです。GTDは単純なやることリストではなく、頭の中のすべての考えとやることを外部システムに移すことで精神的負担を減らし、実行力を高める包括的な方法論です。「心が水のような状態」を追求し、どんな状況でも落ち着いて対応できるように助けます。
仕組み
GTDの核心原理は「頭はアイデアを作るためのもので、保管するためのものではない」です。私たちの脳は複数のことを同時に記憶し管理するのに適していません。やることを頭の中に抱えていると、持続的なストレスと不安を経験します。
GTDは次のような原理で動作します:
- すべてのやることと考えを外部システムに収集
- 定期的にレビューし整理して信頼できるシステムを構築
- 各項目を明確な次の行動に変換
- 状況に合った最適な作業を選択
実践方法
GTDは5段階のワークフローで構成されています。
ステップ1: 収集(Capture)
頭の中のすべてを外に出します。やること、アイデア、心配事、プロジェクトなど何でも受信トレイ(Inbox)に収集します。ツールはノート、アプリ、レコーダーなど何でも可能です。
ステップ2: 明確化(Clarify)
受信トレイの各項目をレビューし、質問します:
-
これ は実行可能か?
- いいえ: 削除、参考資料として保管、またはいつか/多分リストに移動
- はい: 次のステップへ進む
-
2分以内に終わらせられるか?
- はい: 今すぐ実行
- いいえ: 委任するか次の行動リストに追加
ステップ3: 整理(Organize)
明確になった項目を適切なリストに配置します:
- プロジェクトリスト: 複数のステップが必要な仕事
- 次の行動リスト: すぐに実行可能な具体的行動
- 待機リスト: 他の人の返答を待っている仕事
- いつか/多分: 後でやるかもしれない仕事
- カレンダー: 特定の時間にやるべき仕事
ステップ4: レビュー(Reflect)
- 毎日: カレンダーと次の行動リストを確認
- 毎週: 週次レビュー(Weekly Review)ですべてのリストをチェック、完了項目にチェック、新しい項目を追加
ステップ5: 実行(Engage)
次の4つの基準で今やることを選択します:
- 状況(Context): 今どこにいるか?
- 利用可能時間: どれくらい時間があるか?
- エネルギー: 今どれくらい集中できるか?
- 優先順位: 何が最も重要か?
例
フリーランスライターパクさんのGTDシステム
収集段階:
- 「新しい小説のアイデア: タイムループに閉じ込められたバリスタ」
- 「編集者に3章の草稿を送る」
- 「税務書類を整理」
- 「犬の予防接種の予約」
明確化と整理:
- 小説のアイデア → 参考資料(Evernoteの「アイデア」ノートブック)
- 編集者に草稿を送る → 次の行動(@パソコン)
- 税務書類を整理 → プロジェクト(複数のステップが必要)
- 次の行動: 「去年の領収書フォルダから関連書類を探す」 (@家)
- 犬の予防接種 → 次の行動: 「動物病院に電話する」 (@電話)
実行: 午後2時、カフェでノートパソコンで作業中(状況: @パソコン、時間: 2時間、エネルギー: 高) → 「編集者に草稿を送る」を実行
会社員チェさんの週次レビュー
毎週金曜日午後4時、30分間:
- 先週完了した項目をチェックして達成感を感じる
- 受信トレイを空にする(メール、メモ、名刺など)
- 来週の予定を確認して準備作業を追加
- 各プロジェクトの次の行動が明確かチェック
- いつか/多分リストを見て始めてもいいものを探す
効果とメリット
精神的余裕の確保
頭の中が空になることで不安とストレスが減ります。「何か忘れたような」感じが消えます。
実行力の向上
漠然とした「レポート作成」ではなく「レポート概要をA4一枚作成する」のように 具体的な次の行動が明確なのですぐに始められます。
優先順位の明確化
すべてのやることが一目で見えるので、重要なことと急ぎのことを区別できます。
長期目標の管理
日常の些細なことから大きなプロジェクトまで一つのシステムで管理してバランスの取れた生活を送れます。
柔軟な対応
予想外のことが起きてもシステムがしっかりしているので落ち着いて対応できます。
注意事項
完璧主義に注意
GTDは道具であって目的ではありません。システムを完璧にすることに執着すると本来の目的を失います。
過度な収集に注意
あまりにも多くのものを収集するとかえって負担になります。本当に重要なことに集中してください。
週次レビューは必須
週次レビューを飛ばすとシステムへの信頼が崩れます。週に30分は投資してください。
シンプルに始める
最初から複雑なアプリとシステムを構築しないでください。紙とペンで始めても十分です。
ツールより習慣
最新のアプリを探すより基本的な習慣を作ることが重要です。
よくある質問
Q: GTDを始めるにはどんなツールが必要ですか? A: 紙のノートとペンだけで十分です。デジタルツールを希望するならTodoist、Notion、Things 3などをおすすめします。重要なのはツールではなくワークフローです。
Q: GTDの設定にどれくらい時間がかかりますか? A: 初期設定は2〜4時間ほどかかります。頭の中のすべてを収集して整理する時間です。その後は毎日5〜10分、週次レビュー30分程度で維持できます。
Q: ポモドーロ・テクニックと一緒に使えますか? A: はい、とても良い組み合わせです。GTDで何をするかを決め、ポモドーロ・テクニックでどう実行するかを管理してください。
Q: チームプロジェクトにも適用できますか? A: GTDは個人の生産性システムですが、チームメンバーがそれぞれGTDを使えば協業がよりスムーズになります。自分の行動と待機項目が明確だからです。
Q: 週次レビューは必ず金曜日にやらなければいけませんか? A: いいえ。自分に合った曜日と時間を選んでください。週末前にするのが一般的ですが、月曜日の朝や日曜日の夜も良いです。