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Was ist GTD (Getting Things Done)?

GTD-Methodologie

Definition​

GTD (Getting Things Done) ist ein Produktivitätsmanagementsystem, das in David Allens gleichnamigem Buch von 2001 vorgestellt wurde. GTD ist nicht nur eine einfache To-Do-Liste, sondern eine umfassende Methodik, die die mentale Belastung reduziert und die Ausführungskraft erhöht, indem alle Gedanken und Aufgaben vom Kopf in ein externes System verlagert werden. Es strebt einen Zustand an wie "Geist wie Wasser", der hilft, in jeder Situation ruhig zu reagieren.

Funktionsweise​

Das Kernprinzip von GTD lautet: "Ihr Geist ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie zu behalten." Unser Gehirn ist nicht geeignet, mehrere Dinge gleichzeitig zu erinnern und zu verwalten. Aufgaben im Kopf zu behalten verursacht anhaltenden Stress und Angst.

GTD funktioniert nach folgenden Prinzipien:

  • Alle Aufgaben und Gedanken in einem externen System sammeln
  • Ein vertrauenswürdiges System durch regelmäßige Überprüfung und Organisation aufbauen
  • Jeden Punkt in eine klare nächste Handlung umwandeln
  • Die optimale Aufgabe für die Situation wählen

Umsetzungsmethode​

GTD besteht aus einem 5-Schritt-Workflow.

Schritt 1: Erfassen (Capture)​

Holen Sie alles aus Ihrem Kopf heraus. Sammeln Sie alles - Aufgaben, Ideen, Sorgen, Projekte - im Posteingang. Werkzeuge können Notizen, Apps, Rekorder usw. sein.

Schritt 2: Klären (Clarify)​

Überprüfen Sie jeden Punkt im Posteingang und fragen Sie:

  • Ist dies umsetzbar?

    • Nein: Löschen, als Referenz speichern oder in Irgendwann/Vielleicht-Liste verschieben
    • Ja: Zum nächsten Schritt übergehen

  • Kann es in 2 Minuten erledigt werden?

    • Ja: Sofort erledigen
    • Nein: Delegieren oder zur Liste der nächsten Handlungen hinzufügen

Schritt 3: Organisieren (Organize)​

Platzieren Sie geklärte Punkte in entsprechenden Listen:

  • Projektliste: Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern
  • Liste nächster Handlungen: Spezifische, sofort ausführbare Handlungen
  • Warteliste: Punkte, die auf Antworten anderer warten
  • Irgendwann/Vielleicht: Dinge, die man später vielleicht tut
  • Kalender: Zeitspezifische Verpflichtungen

Schritt 4: Reflektieren (Reflect)​

  • Täglich: Kalender und Liste nächster Handlungen prüfen
  • Wöchentlich: Wöchentliche Überprüfung aller Listen, erledigte Punkte abhaken, neue Punkte hinzufügen

Schritt 5: Handeln (Engage)​

Wählen Sie basierend auf vier Kriterien, was jetzt zu tun ist:

  1. Kontext: Wo sind Sie jetzt?
  2. Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit haben Sie?
  3. Energie: Wie konzentriert können Sie sein?
  4. Priorität: Was ist am wichtigsten?

Beispiele​

Freiberufler Park's GTD-System​

Erfassungsphase:

  • "Neue Romanidee: Barista in Zeitschleife gefangen"
  • "3. Kapitel Entwurf an Redakteur senden"
  • "Steuerunterlagen organisieren"
  • "Hundeimpfung vereinbaren"

Klären und Organisieren:

  • Romanidee → Referenzmaterial (Evernote 'Ideen'-Notizbuch)
  • Entwurf an Redakteur senden → Nächste Handlungen (@Computer)
  • Steuerunterlagen organisieren → Projekt (erfordert mehrere Schritte)
    • Nächste Handlung: "Relevante Dokumente aus Quittungsordner vom letzten Jahr finden" (@Zuhause)
  • Hundeimpfung → Nächste Handlung: "Tierklinik anrufen" (@Telefon)

Handeln: 14 Uhr, im Café am Laptop arbeiten (Kontext: @Computer, Zeit: 2 Stunden, Energie: hoch) → "Entwurf an Redakteur senden" ausführen

Büroangestellter Choi's wöchentliche Überprüfung​

Jeden Freitag um 16 Uhr, für 30 Minuten:

  1. Erledigte Punkte der letzten Woche abhaken und Erfolgsgefühl genießen
  2. Posteingang leeren (E-Mails, Notizen, Visitenkarten usw.)
  3. Zeitplan der nächsten Woche prüfen und Vorbereitungsaufgaben hinzufügen
  4. Überprüfen, ob jedes Projekt eine klare nächste Handlung hat
  5. Irgendwann/Vielleicht-Liste durchsehen und etwas Lohnendes zum Starten finden

Wirkung und Vorteile​

Mentale Klarheit​

Wenn der Geist sich leert, nehmen Angst und Stress ab. Das Gefühl "Ich vergesse etwas" verschwindet.

Verbesserte Ausführung​

Anstelle von vagem "Bericht schreiben" machen spezifische nächste Handlungen wie "Berichtsübersicht auf einer A4-Seite schreiben" den sofortigen Start leicht.

Klare Prioritäten​

Alle Aufgaben auf einen Blick zu sehen ermöglicht die Unterscheidung zwischen wichtig und dringend.

Langfristige Zielverwaltung​

Alles von täglichen Kleinigkeiten bis zu großen Projekten in einem System zu verwalten ermöglicht ein ausgewogenes Leben.

Flexible Reaktion​

Auch bei unerwarteten Ereignissen ermöglicht ein solides System ruhige Reaktionen.

Vorsichtsmaßnahmen​

Vor Perfektionismus hüten​

GTD ist ein Werkzeug, nicht das Ziel. Die Besessenheit, das System zu perfektionieren, verliert den ursprünglichen Zweck.

Übermäßiges Sammeln vermeiden​

Zu viel zu sammeln wird zur Belastung. Konzentrieren Sie sich auf das wirklich Wichtige.

Wöchentliche Überprüfung ist unverzichtbar​

Das Überspringen wöchentlicher Überprüfungen untergräbt das Systemvertrauen. Investieren Sie 30 Minuten pro Woche.

Einfach beginnen​

Bauen Sie nicht von Anfang an komplexe Apps und Systeme. Papier und Stift reichen zum Anfangen.

Gewohnheit über Werkzeuge​

Grundlegende Gewohnheiten aufzubauen ist wichtiger als die neueste App zu finden.

FAQ​

F: Welche Werkzeuge brauche ich, um mit GTD zu beginnen? A: Ein Papiernotizbuch und Stift sind ausreichend. Für digitale Werkzeuge empfehlen wir Todoist, Notion oder Things 3. Was zählt ist der Workflow, nicht das Werkzeug.

F: Wie lange dauert die GTD-Einrichtung? A: Die Ersteinrichtung dauert 2-4 Stunden. Dies ist die Zeit, um alles in Ihrem Kopf zu sammeln und zu organisieren. Danach kann es mit täglich 5-10 Minuten und 30 Minuten für die wöchentliche Überprüfung aufrechterhalten werden.

F: Kann ich es mit der Pomodoro-Technik verwenden? A: Ja, es ist eine ausgezeichnete Kombination. Verwenden Sie GTD, um zu entscheiden, was zu tun ist, und die Pomodoro-Technik, um zu verwalten, wie es ausgeführt wird.

F: Ist es auf Teamprojekte anwendbar? A: GTD ist ein persönliches Produktivitätssystem, aber die Zusammenarbeit wird reibungsloser, wenn Teammitglieder jeweils GTD verwenden, da ihre Handlungen und wartenden Punkte klar sind.

F: Muss die wöchentliche Überprüfung am Freitag sein? A: Nein. Wählen Sie einen Tag und eine Zeit, die für Sie funktionieren. Vor dem Wochenende ist üblich, aber Montagmorgen oder Sonntagabend funktioniert auch.